Penerimaan calon karyawan baru di sejumlah perusahaan. Saat ini banyak diantaranya perusahaan yang menggunakan sistem elektronik dalam proses penerimaan pegawainya. Dengan begitu, si pelamar tidak perlu repot-repot lagi untuk datang ke kantor pos, membeli perangko, dan menyiapkan beberapa berkas lamaran lainnya hanya untuk mengirimkan surat lamaran kerja tersebut.
Biasanya si pelamar kerja hanya diminta untuk mengirimkan surat lamarannya dengan cara melalui email. Hal tersebut tentunya akan sangat menguntungkan bagi kedua belah pihak, baik pihak perusahaan maupun si pelamar kerja.
Walaupun si pelamar kerja bisa dengan mudah mengirimkan surat lamaran pekerjaannya melalui email,akan tetapi mereka harus tetap bisa memperhatikan cara penulisan surat lamaran yang akan dikirimkan melalui email. Bagaimana caranya? Berikut cara mengirim surat lamaran kerja lewat email:
1. Judul email harus tepat
Ketika Anda akan mengirimkan berkas lamaran kerja via email, maka Anda harus menulis judul surat lamaran kerja dengan jelas dan singkat. Tujuan dari hal ini adalah agar si penerima bisa dengan cepat mengetahui maksud email Anda. Misalnya, “Melamar Kerja untuk Reporter”. Akan tetapi, ada juga perusahaan yang sudah menentukan judul email yang akan dipakai. Misalnya, “Reporter” atau sekadar “REP”. Jika menemukan persayaratan seperti itu, maka Anda harus mengikuti ketentuan tersebut.
2. Jangan menulis di badan email
Alangkah lebih baik jika surat lamaran kerja atau resume yang akan Anda kirimkan untuk melamar suatu pekerjaan dapat ditulis di file tersendiri. Jangan menulis resume di badan email karena bisa menjadikan surat lamaran Anda tidak enak untuk dibaca.
3. Lampiran yang dikirim tepat
Pada umumnya banyak diantaranya pihak perusahaan yang menuliskan pada iklan lowongannya kerjanya mengenai jenis file yang boleh dikirim. perusahaan biasanya mensyaratkan jenis file .doc, pdf, atau .txt. Jika perusahaan tak menyebutkan syarat jenis file, maka Anda bisa menggunakan file .doc. Namun, usahakan ukurannya tidak lebih dari 300 KB, termasuk foto. Oleh karena itu, Anda harus memastikan kalau Anda telah memeriksa terlebih dahulu dengan teliti sebelum Anda mengirimkan berkas lamaran kerja tersebut.
Itulah cara mengirim surat lamaran kerja lewat email. Pastikan resume yang Anda buat sudah benar dan bisa menarik perhatian perekrut. Selain itu, pastikan juga semua lampiran terkirim dengan baik. Jadi, Anda harus teliti sebelum mengirimkannya kepada perusahaan.
Contoh Surat Lamaran Pekerjaan Via Email Klik Di cini
Cara Mengirim Lamaran Kerjaan Lewaat Email
Berkembangnya
teknologi khususnya dalam bidang IT telah merubah paradigma dalam
berkorespondensi. Kalau dulu kantor pos ramai dikunjungi orang yang
ingin mengirim surat, saat ini boleh dibilang turun drastis. Pasalnya
orang lebih suka mengirirm pesan atau informasi yang ingin disampaikan
melalui fasilitas pesan elektronik.
Banyak
cara yang bisa dilakukan untuk mengirim pesan secara elektronik saat
ini diantaranya melalui SMS, BBM, Twitter, Facebook, Email dan banyak
failitas pesan elektronik lainnya. Cara ini jauh lebih praktis, ekonomis
dan cepat. Dalam hitungan detik pesan yang kita sampaikan langsung
diterima oleh orang yang kita tuju.
Begitupun
halnya dengan sistem rekruitment, banyak perusahaan yang menggunakan
sistem elektronik dalam proses penerimaan pegawainya. Sang pelamarpun
tidak perlu repot-repot harus datang ke kantor pos, membeli perangko,
menyiapkan amplop dan fotocopy berkas lamaran lainnya.
Memang
dengan sistem elektronikpun bukan berarti sangat mudah, tetapi hanya
pada awalnya saja kita harus men-scan berkas-berkas surat lamaran
sebagai Kelengkapan Melamar Kerja selanjutnya
berkas yang sudah dijadikan file elektronik tersebut disimpan dalam
format PDF, JPG, PNG, DOC dalam flashdisk, hardisk dan media penyimpan
file elektronik lainya. Bila sewaktu-waktu akan digunakan kembali file
elektronik tersebut dapat diambil untuk diupload/unggah sebagai
persyaratan dalam melamar pekerjaan.
Berikut disajikan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mengirim lamaran pekerjaan melalui email :
1. Persiapkan berkas yang akan dibuat file elektronik (di scan) diantaranya :
- Surat Lamaran Kerja
- Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae)
- Ijazah/sertifikat yang dilegalisir
- Kartu Indentitas (KTP)
- Pasfoto
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
- Surat Keterangan Berbadan Sehat dari Dokter
- Kartu Kuning (AK-1) Kemenakertrans
2. Persiapkan akun email
Bila
belum memiliki email Anda bisa membuatnya. Ada banyak penyedia layanan
email gratis yang bisa dimanfaatkan seperti Gmail, Yahoo, AIM, Hotmail,
GMX, Eramuslim, Telkomnet, Plasa.com dan lain-lain.
3. Fahami persyaratan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Terkadang tidak semua berkas lamaran pekerjaan diminta oleh perusahaan penerima lowongan pekerjaan, mungkin hanya berkas utama saja yang harus dikirim via email seperti surat lamaran, ijazah dan CV. Untuk hal seperti ini Anda hanya perlu mengirim persyaratan sesuai yang diminta, semakin sedikit berkas yang diupload/unggah maka prosesnya juga semakin cepat karena tidak membutuhkan file yang berukuran besar. Namun bila perusahaan penerima lowongan pekerjaan tidak mensyaratkan ini Anda bisa mengupload semua berkas lamaran yang Anda miliki.
Untuk lebih simple Anda bisa menyusun semua berkas lamaran dalam 1 file PDF, caranya dengan memasukkan file-file tersebut dalam microsoft office word (minimal versi 2007) dan menyimpannya (safe as) sebagai file PDF, atau bisa memasukkan file berkas lamaran dalam satu folder lalu mengkompresnya menjadi format zip atau rar. Hal tersebut dapat meringkas file berukuran besar menjadi lebih kecil sehingga mudah untuk diupload.
4. Tujuan pengiriman dan judul email/Subject
Saat
ingin mengirim email pastikan alamat email tujuan sudah benar, periksa
kembali dengan teliti jangan sampai surat lamaran Anda tidak sampai atau
salah alamat.
Hal
yang juga perlu diperhatikan dalam mengirim sebuah email adalah
judul/subject nya. Kadang dalam inbox mail seseorang/perusahaan banyak
sekali yang belum terbaca, bila judul email yang masuk tidak jelas bisa
dianggap spam atau akan diabaikan. Oleh karena itu pemberian
judul/subject menjadi sangat penting untuk dicantumkan serta disesuaikan
dengan hal yang diminta misalnya Anda bisa memilih judul "Lamaran
Pekerjaan Untuk Posisi Manajer Pemasaran" atau bila perusahaan
mensyaratkan sistem kode bisa ditulis "Lamaran Pekerjaan Kode 0012" dan
lain-lain.
5. Menulis redaksi dan menyisipkan Attachment
Meskipun
yang diperlukan perusahaan penerima lowongan adalah berkas lamaran yang
berupa file elektronik namun penulisan redaksi pengantar juga perlu
diperhatikan. Gunakana bahasa yang simpel dan tidak bertele-tele serta
jelas maksudnya. Redaksi bisa dibuat sesuai surat lamaran pekerjaan yang
juga disertakan dalam lampiran file elektronik.
Setelah
redaksi isi email dibuat maka selanjunya adalah menyisipkan Attachment
atau file yang akan disertakan, khusus pad Gmail menu Add Attachment
atau Lampirkan File ada pada menu bawah bergambar clip. Klik gambar
tersebut dan pilih file yang akan dilampirkan dalam email dari
laptop/komputer Anda.
6. Test pengiriman email ke email sendiri
Setelah semua hal diatas diperiksa dengan baik dan benar maka sebelum dikirim kepada email tujuan alangkah baiknya dilakukan test pengiriman email. Gunakan alamat email Anda yang lain untuk tujuan pengiriman, setelah terikirim Anda bisa membaca dan memeriksa kembali karena seperti itulah email yang akan dibaca oleh perusahaan yang dituju. Apabila dirasa masih ada yang kurang bisa dilakukan perbaikan, dan setelah yakin semuanya benar baru kirim ke alamat email perusahaan penerima lowongan pekerjaan. Tunggu beberapa saat sampai ada pemberitahuan bahwa email Anda telah terkirim.
Demikian semoga bermanfaat.